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登録支援機関に登録された後に行う5つのこと

登録支援機関の登録後に行うべきこと

登録支援機関に登録されたら、しばらく放置するのではなく、さっそく事業を開始できるようにやるべきことがいくつかあります。本記事では、「登録支援機関に登録された後は?」という疑問・質問に答えるべく、5つにまとめてご案内させて頂きます。登録支援機関の業務に対する継続的な支援についても、行政書士法人エベレスト(東京都港区・名古屋市中村区・大阪市北区)へお気軽にお問合せ下さい。

 

(1)帳簿の策定・保管(運用要領p.126~p.128)

帳簿とは,少なくとも次の事項が記載されていなければなりません。

 

①支援実施体制に関する管理簿

・登録支援機関の氏名又は名称,住所,代表者氏名,法人番号,役員の氏名,役職及び住所・支援を行う事業所の名称,住所及び連絡先・職員数(常勤・非常勤職員数の内訳)

・支援実績(毎月における支援人数,行方不明者数)

・支援責任者の身分事項,住所,役職及び経歴(履歴書,就任承諾書)

・支援担当者の身分事項,住所,役職及び経歴(履歴書,就任承諾書)

・対応可能な言語及び同言語による相談担当者に関する事項(委託契約書,通訳人名簿)

 

②支援の委託契約に関する管理簿

・受託した支援業務に関する事項(委託契約書)

・支援経費の収支に関する事項(支援委託費を含む。)

 

③支援対象者に関する管理簿

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・当該外国人を雇用する特定技能所属機関の氏名又は名称

・1号特定技能外国人支援計画の内容(支援計画書)

・支援の開始日

・支援の終了日(支援を終了した理由を含む。)

 

④支援の実施に関する管理簿

 

i事前ガイダンスに関する事項

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号
・実施日時及び実施場所

・実施内容(情報提供内容)

・実施方法

・実施担当者(通訳人含む。)の氏名及び役職

 

ii出入国時の送迎に関する事項

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・出迎え日(上陸日)及び見送り日(出国日)

・実施担当者の氏名及び役職

 

iii住居の確保及びその他生活に必要な契約に関する事項

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・確保した住居に関する事項(住所,住居の形態(賃貸,社宅等),家賃等)

・支援した契約に関する事項(契約内容,保証人契約内容)

・実施担当者の氏名及び役職

 

iv生活オリエンテーションに関する事項

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・実施日時及び実施場所

・実施内容(情報提供内容)

・実施方法

・実施担当者(法的保護に関する情報提供の実施者を含む。)の氏名及び役職

 

v関係機関への同行等支援に関する事項

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・実施日時及び実施場所

・実施内容

・実施方法

・実施担当者の氏名及び役職

 

vi日本語を学習する機会の提供に関する事項

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・実施内容

・実施方法・実施担当者(委託先の講師を含む。)の氏名及び役職

 

vii相談・苦情対応に関する事項

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・相談日時

・相談内容及び対応内容(面談記録,対応記録)

・実施担当者(通訳人を含む。)の氏名及び役職

 

viii日本人との交流促進に関する事項
・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・実施日時及び実施場所

・実施方法

・実施担当者の氏名及び役職

 

ix非自発的離職時における転職支援に関する事項

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・転職相談日,実施時間及び実施場所

・相談内容及び対応内容(面談記録,対応記録)

・転職先候補企業の名称,所在地,連絡先・実施担当者(通訳人含む。)の氏名及び役職

 

x定期的な面談の実施に関する事項

・1号特定技能外国人の氏名,生年月日,国籍・地域,性別及び在留カード番号

・監督者の氏名及び役職

・面談日時

・面談内容(法令違反行為を認知した場合の関係行政機関への通報等を含む。)

・支援責任者及び支援担当者の氏名及び役職

 

○帳簿の保存期間は,支援の対象である特定技能外国人が締結した特定技能雇用契約が終了した日から1年間となります。

 

○支援状況に関し報告又は資料の提出を求められた場合は,これに応じることができるよう帳簿は適正に作成し,保存してください。

 

○なお,報告若しくは資料の提出をせず,又は虚偽の報告若しくは資料の提出をした場合は,登録の取消しの対象となることに留意してください。

 

○他の法令で作成・保存が義務付けられている帳簿については,当該法令の規定にのっとって適切に管理してください。

 

※Excelや「Kintone」などのアプリを活用すると管理が容易です。

 

(2)支援委託手数料(報酬・料金表)の確定

1号特定技能外国人に対する支援の適正性の確保の観点から,登録支援機関は特定技能所属機関から1号特定技能外国人支援計画の全部の実施の委託を受ける際は,支援業務に要する費用の額及びその内訳を示すことが求められています(施行規則第19条の21ハ)。なお、特定技能所属機関から徴収する支援委託費用については,法令上の上限はありませんが,支援委託契約を締結する際に当該費用の額及び内訳を特定技能所属機関に明示する必要があります。そのため、登録支援機関の登録申請段階で提出した「予定費用」を確定させる必要があります。

 

なお、支援委託手数料の相場や設定例については、以下のブログ記事にまとめました。

【支援委託手数料(報酬)の相場】登録支援機関の委託手数料の料金相場はどのくらい?予定費用(説明書)は?委託には月額いくらの費用(コスト)がかかるの?

 

(3)変更の届出(変更の日から14日以内)

登録支援機関は,申請書の記載事項に掲げる事項に変更があったときは,登録事項変更に関する届出書(入管法施行規則別記第29号の16様式。以下「別記第29号の16様式」という。)を登録支援機関の住所(本店又は主たる事務所)を管轄する地方出入国在留管理局に提出しなければなりません。なお、変更届出をしようとする場合にあっては,変更の日から14日以内に届出を行うことが必要です。届出をするに際しては,次の別表に掲げる変更事由に応じた書類を併せて提出することが求められます。

 

登録支援機関の登録事項変更について
登録支援機関の登録事項変更について
登録支援機関の登録事項変更の届出に用いる参考様式
登録支援機関の登録事項変更の届出に用いる参考様式
参考様式第4-4号.xlsx
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(4)支援の実施状況に関する届出(四半期ごとに翌四半期の14日以内)

登録支援機関は,四半期ごとに翌四半期の初日から14日以内に,支援委託契約の相手方(特定技能所属機関)の住所を管轄する地方出入国在留管理局に支援業務の実施状況等を記載した書類を提出して届出を行わなければなりません。

 

〇届出事項は次のとおりとなっています。

①特定技能外国人の氏名,生年月日,性別,国籍・地域,住居地及び在留カードの番号

②特定技能所属機関の氏名又は名称及び所在地

③特定技能外国人から受けた相談の内容及び対応状況(労働基準監督署への通報及び公共職業安定所への相談の状況を含む。)

④出入国又は労働に関する法令に関し不正又は著しく不当な行為の発生,特定技能外国人の行方不明者の発生その他の問題の発生状況

 

〇四半期は次のように定められています。

①第1四半期:1月1日から3月31日まで   → 4月14日まで
②第2四半期:4月1日から6月30日まで   → 7月14日まで

③第3四半期:7月1日から9月30日まで   →10月14日まで

④第4四半期:10月1日から12月31日まで → 1月14日まで

 

(参考様式第4-3号)支援実施状況に係る届出書
(参考様式第4-3号)支援実施状況に係る届出書
参考様式第4-3号 支援実施状況に係る届出書.docx
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(別紙)1号特定技能外国人支援対象者名簿
(別紙)1号特定技能外国人支援対象者名簿
(別紙) 1号特定技能外国人支援対象者名簿.docx
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(5)登録支援機関の更新申請の事前準備(5年ごと)

登録支援機関の活動について、休止又は廃止することも可能(その場合は届出義務あり)ですが、継続して5年を経過する前に、「更新登録」を行う必要があり、この更新を受けなければ登録は効力を失い、また再度新規での申請をしなくてはなりません。なお、更新の際の登録申請手数料については、1万1,100円とされています(新規の場合は2万8,400円のため、新規登録時よりも安くなっています)。なお、この5年間に支援状況の実施報告義務をしっかりと履行していないと、更新拒絶される場合がありますので、十分に注意して日ごろから登録支援機関の業務を運営することが必要です。ご注意ください。

 

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